Komunikasi dengan pelanggan bukanlah tugas yang sepele. Sebagai pelaku bisnis harus membangun landasan yang kuat dan menerapkan strategi komunikasi yang efektif untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang positif dan membangun hubungan yang berkelanjutan.

Cara komunikasi dengan pelanggan

Menjalin hubungan yang kuat dengan pelanggan bukan hanya tentang penjualan, tetapi juga membangun kepercayaan dan loyalitas. 

Pelanggan yang merasa didengar dan dipahami cenderung lebih setia dan mungkin merekomendasikan produk atau layanan tersebut kepada orang lain.

Berikut adalah cara yang bisa kamu lakukan untuk berkomunikasi dengan pelanggan.

1. Selalu terbuka

Berikan berbagai opsi komunikasi yang bisa pelanggan pilih untuk menghubungi bisnismu. Gunakan semua media sosial atau media komunikasi lainnya agar pelanggan mudah melakukan komunikasi.

Selanjutnya, layanan pelanggan sebaiknya tersedia dalam 24 jam. Bersikap terbuka dengan pelanggan membuat mereka merasa dihargai karena bisnis siap mendengarkan kritik dan saran dari pelanggan.

2. Bentuk kesan pertama yang baik

Kesan pertama adalah langkah awal yang penting dalam membangun hubungan positif. Sambut pelanggan dengan kata-kata yang ramah dan sopan.

Tanggapi pertanyaan atau permintaan pelanggan dengan cepat dan efektif. Berikan kesan bahwa mereka diutamakan dan layanan pelanggan adalah prioritas.

3. Hargai pelanggan

Mendengarkan, menjaga tutur kata, dan menjaga kesopanan sudah menjadi hal yang wajib untuk berkomunikasi secara layak dengan pelanggan. 

Dengarkan apa yang ingin pelanggan sampaikan dan respon secara positif. Berikan ucapan terima kasih kepada pelanggan karena kamu menghargainya dan tidak menganggap sepele hal yang mereka sampaikan.

4. Pahami pelanggan

Untuk memahami pelanggan, kamu perlu melakukan riset mengenai preferensi, demografi, dan kebutuhan pelanggan. Riset tersebut akan membantu untuk mengenal lebih dalam kebutuhan pelanggan.

Riset bisa kamu dapatkan melalui survei atau mengadakan diskusi grup untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang pengalaman pelanggan.

Baca Juga: Tips Membangun Hubungan dengan Pelanggan, Kunci Bisnis yang Sukses!

5. Berikan perhatian

Setelah mengenal dan mengetahui pelanggan, tugas berikutnya adalah memberikan perhatian kepada pelanggan. 

Gunakan nama pelanggan saat berkomunikasi dan ingat detail tentang preferensi atau sejarah pembelian mereka. Tindakan ini menciptakan nuansa personal dan menunjukkan bahwa bisnis peduli terhadap mereka.

Kamu bisa memenuhi seluruh kebutuhan pelanggan untuk memberikan sikap perhatian. Melakukan hal-hal ini bisa membuat suatu bisnis mendapatkan nilai spesial di mata pelanggan dan membuat mereka loyal.

6. Latih tim layanan pelanggan

Bangun komunikasi efektif dengan cara melatih tim untuk mendengarkan secara aktif, memahami kebutuhan pelanggan, dan merespons secara profesional. Kemampuan interpersonal sangat dibutuhkan untuk memahami pelanggan. 

Selanjutnya, berikan pelatihan mengenai pengetahuan produk atau layanan. Tim yang terlatih dengan baik memiliki pemahaman mendalam tentang produk memungkinkan mereka memberikan informasi yang akurat dan membantu pelanggan dengan pertanyaan atau masalah mereka.

7. Survei kepuasan pelanggan

Tidak ada cara yang lebih baik untuk mengetahui seberapa baik tim layanan berkomunikasi dengan pelanggan daripada dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada mereka. 

Berikan survei kepuasan pelanggan setelah pelanggan melakukan komunikasi dengan tim layanana pelanggan untuk mengumpulkan umpan balik dan mengetahui area di mana tim dapat meningkatkan layanannya.

Kesimpulan

Pelanggan akan sangat senang apabila mereka direspon secara baik dan diberikan perhatian. Sebagai pemilik bisnis, kamu harus meningkatkan secara terus-menerus kualitas komunikasi dengan pelanggan.

Banyak manfaat yang bisa diambil dari komunikasi efektif dengan pelanggan yaitu memperluas target pasar, bisnis yang berkelanjutan, dan reputasi yang baik di masyarakat. Tingkatkan kualitas bisnismu dengan komunikasi yang baik.

Kunjungi blog Lebih Dari Tau di web Cool-Vita untuk membaca informasi seputar bisnis, kesehatan, dan artikel lainnya.

Referensi:

• Top 5 ways to communicate more effectively with customers - Indeed
• 5 Tips komunikasi dengan pelanggan secara tepat dan efektif - Mekari